[상담사례] 근로자의 요청이 있을 경우 사용자가 반드시 지급해야 하는 서류의 종류는?

안녕하세요. 전우선 노무사입니다.

 

근로자와 사용자간 다툼이 생길 경우 각 당사자는 주장을 입증하기 위한 자료를 수집하고자 합니다.

일반적으로 근로자는 사용자보다 입증자료가 부족한 경우가 많으므로

사용자에게 일부 자료를 요청하게 되는 경우가 있는데요.

이때 사용자가 자료 제공을 거부하는 것이 법 위반에 해당할 수 있을까요?

근로자가 요청한 자료가 어떤 것이냐에 따라 법 위반 여부가 결정됩니다.

 

 

 

사용자의 서류 발급 의무

 

근로자가 근로계약서 발부를 요청하면 사용자는 반드시 근로계약서를 발부해야 할까요?

 

근로기준법은 ①근로계약을 체결할 때 혹은 ②근로계약의 체결 후 근로조건이 변경되는 경우 사용자가 근로자에게 근로조건에 관한 서면을 교부하도록 규정하고 있으며, ③단체협약이나 취업규칙 등이 변경되고 근로자가 변경된 조건에 따른 근로계약서를 요청하는 경우에 교부하도록 규정하고 있습니다.

 

따라서 근로계약서가 교부되지 않은 상황이라면 사용자가 근로계약서 교부를 거절하는 것은 법위반에 해당할 것이나, 이미 근로계약서를 교부했다면 추가적인 교부 요청에 대해 거절한다 할지라도 법 위반으로 볼 소지는 적습니다.

 

근로기준법 제17조(근로조건의 명시) 

  ① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.  <개정 2010. 5. 25.>
  1. 임금
  2. 소정근로시간
  3. 제55조에 따른 휴일
  4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
  5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건

  ② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.  <신설 2010. 5. 25., 2021. 1. 5.>

 

근로기준법 시행령 제8조의2(근로자의 요구에 따른 서면 교부) 

법 제17조제2항 단서에서 “단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우”란 다음 각 호의 경우를 말한다.

1. 법 제51조제2항, 제52조, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조 또는 제62조에 따라 근로자대표와의 서면 합의에 의하여 변경되는 경우

2. 법 제93조에 따른 취업규칙에 의하여 변경되는 경우

3. 「노동조합 및 노동관계조정법」 제31조제1항에 따른 단체협약에 의하여 변경되는 경우

4. 법령에 의하여 변경되는 경우

[본조신설 2011. 9. 22.]

 

 

 

이와 관련하여 근로기준법 제39조는 사용증명서 발부 의무를 규정하고 있으므로 근로계약서를 사용증명서의 한 종류로 보아 근로자가 근로계약서를 요청하면 언제든지 내주어야 한다는 입장이 있습니다.

 

다만 사용증명서란 이직 시에 일반적으로 요구되는 '경력증명서'를 의미한다고 보이며, 고용노동부는 근로계약서가 사용증명서에 포함되지 않는다는 입장을 밝혔습니다.

 

따라서 '경력증명서'를 발부하지 않는 것은 법 위반에 해당하나, 그 외에 근로계약서, 급여명세서, 임금대장, 임금협정서 등을 발부하지 않는다고 하여 근로기준법 제39조 위반으로 보기는 어려울 것입니다(근기 01254-6942, 1987-04-30).

 

근로기준법 제39조(사용증명서) ① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.

 

사용증명서 교부제도는 개별 근로자가 근로하던 사업장을 퇴직한 때 또는 퇴직한 후 재취업의 편의를 도모하기 위하여 설정한 제도로서 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 사실대로 기입하여 교부할 것을 규정한 것인 바, 근로계약서, 임금협정서, 임금지급대장 및 납세자보관용 원천징수영수증 등은 사용증명서에 포함될 성질이 아니므로 동 서류를 사용증명서로 요청할 수는 없는 것임(근기 01254-6942, 1987-04-30).

 

 

 

한편, 취업규칙을 사용자가 근로자에게 직접 교부하여야 한다는 법 규정은 없습니다. 

다만 근로기준법 제14조는 취업규칙을 근로자가 자유롭게 열람할 수 있는 장소에 항상 게시하도록 규정하고 있으므로, 취업규칙이 게시되어 있지 않았다면 그 자체로 법위반에 따른 처벌을 받을 수 있습니다.

 

근로기준법 제14조(법령 주요 내용 등의 게시)
① 사용자는 이 법과 이 법에 따른 대통령령의 주요 내용과 취업규칙을 근로자가 자유롭게 열람할 수 있는 장소에 항상 게시하거나 갖추어 두어 근로자에게 널리 알려야 한다.  <개정 2021. 1. 5.>

 

사용자가 취업규칙을 사업장에 게시 또는 비치하지 아니하거나 개개근로자에게 주지시키지 아니한 경우에도 취업규칙의 효력은 발생한다는 것이 통설이나, 동 규정을 지키지 아니하여 근로자의 고발이 있을 경우에는 근로기준법에서 정한 처벌을 할 수 있음(근기 01254-6942, 1987-04-30).

 

 

 

감사합니다.