[상담사례] 계약서류 보관 기간이 지난 후에도 근로계약서 미교부로 처벌될 수 있나요?

안녕하세요. 전우선 노무사입니다.

오늘은 노동청 상담사례를 소개해드리도록 하겠습니다.

 

진정인은 근로계약서 미작성으로 사업주를 신고하였고

피진정인(사업주)은 근로계약서를 작성하여 교부하였으나

사업주가 보관하고 있던 근로계약서는 

보관기간인 3년이 경과하여 폐기처분했기 때문에

입증이 불가능하다고 주장하는 상황입니다.

이미 계약서류의 보관기간이 경과하였음에도

사업주가 근로계약서 미작성으로 처벌받을 수 있을까요?

 

 

 

근로계약서 작성 및 교부 의무

 

먼저 근로계약서 작성 및 교부 의무에 관하여 알아보겠습니다.

근로기준법상 "근로계약서"를 작성하고 교부해야한다는 직접적인 조문은 없습니다.

그러면 무슨 근거로 의무가 부여되는 것일까요?

근로기준법 제17조 제1항은 근로계약 체결 시 근로자에게 근로조건을 명시하도록 규정하고 있고

동법 제17조 제2항은 이러한 내용이 명시된 서면을 근로자에게 교부하도록 되어있습니다.

여기서 '근로조건이 명시된 서면'이란 일반적으로 말하는 "근로계약서"를 뜻하므로, 근로계약 체결 시 반드시 작성하여 근로자에게 교부해야 합니다.

 

이를 위반하여 ①근로조건의 내용을 근로자에게 명시하지 않거나 혹은 ②구두로만 설명할 뿐 근로계약서를 작성하지 않거나, ③근로계약서를 작성하더라도 근로자에게 교부하지 않는다면 500만원 이하의 벌금에 처할 수 있습니다.

근로자가 이러한 법 위반이 있다고 사용자를 신고하였을 때, 근로계약서 작성 및 교부 사실에 대한 입증책임은 사용자가 부담합니다.

따라서 사용자는 근로계약서상 서면교부 확인을 별도로 받아두시는 편이 바람직합니다.

 

 제17조(근로조건의 명시) ① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.  <개정 2010. 5. 25.> 
  1. 임금 
  2. 소정근로시간 
  3. 제55조에 따른 휴일 
  4. 제60조에 따른 연차 유급휴가 
  5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건 
  ② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.  <신설 2010. 5. 25., 2021. 1. 5.>

 

 제114조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 500만원 이하의 벌금에 처한다.  <개정 2007. 7. 27., 2008. 3. 28., 2009. 5. 21., 2012. 2. 1.> 
  1. 제6조, 제16조, 제17조, 제20조, 제21조, 제22조제2항, 제47조, 제53조제3항 단서, 제67조제1항ㆍ제3항, 제70조제3항, 제73조, 제74조제6항, 제77조, 제94조, 제95조, 제100조 및 제103조를 위반한 자 
  2. 제96조제2항에 따른 명령을 위반한 자

 

 

계약서류 보존 의무

 

피진정인은 근로계약서 작성 및 교부가 이루어졌으나 근로계약 서류 보존기간(3년) 경과 후 근로계약서를 폐기했기 때문에 입증이 불가하다는 입장입니다.

이와 관련하여 근로계약 서류 보존의무를 간단히 알아보겠습니다.

사용자는 근로자명부 기타 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 하고 이를 위반할 시 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다.

법에서 말하는 계약서류에는 '근로계약서'도 포함되어 있으므로, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날로부터 3년간은 반드시 보존하여야 합니다.

 

제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

 

제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다.
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 삭제  <2014. 12. 9.>
8. 법 제51조제2항, 법 제52조, 법 제58조제2항ㆍ제3항 및 법 제59조에 따른 서면 합의 서류
9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류
②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.
1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날
3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날
4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날
5. 삭제  <2018. 6. 29.>
6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날
7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)
8. 그 밖의 서류는 완결한 날

 

제116조(과태료) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다. 
2. 제14조, 제39조, 제41조, 제42조, 제48조, 제66조, 제74조제7항, 제91조, 제93조, 제98조제2항 및 제99조를 위반한 자

 

 

3년이 경과했음에도 근로계약서 작성·교부에 대한 입증책임이 있는지

 

근로계약서 작성·교부 의무와 근로계약서 보존 의무는 별개의 의무입니다.

근로계약서 미작성 또는 미교부에 대한 공소시효는 5년이므로 근로계약서 보존 의무기간인 3년이 경과했더라도 공소시효 5년이 경과하지 않은 상태라면 사용자는 여전히 근로계약서 작성 및 교부에 관한 입증책임을 지고, 이를 입증하지 못한다면 500만원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.

 

근로기준법이 근로계약서 보존 기간을 3년으로 정하고 있는 것은 최소한의 보존 기간을 정하고 있는 것일 뿐, 근로계약서가 없음으로 인한 모든 책임을 면제한다는 뜻이 아닙니다.

근로계약서는 근로계약에 관한 분쟁이 발생했을 때 판단근거가 되는 중요한 서류일 뿐만 아니라 그 자체로 근로계약서 작성 및 교부에 대한 증거가 될 수 있으므로 사용자는 근로계약서를 적정기간까지 보존할 필요가 있습니다. 

 

감사합니다.